Заказчик: крупный агропромышленный холдинг, один из лидеров рынка масличных культур и переработки маслосемян в России, с производственными мощностями в разных регионах страны. Название компании и внутренние коды систем не раскрываются в соответствии с соглашением о неразглашении (NDA).
О проекте
Заказчик развивает собственную цифровую экосистему сервисов для фермеров — партнёров компании, которая закрывает их задачи на всех этапах производства и реализации урожая: от подачи заявки на аванс до заключения договора поставки. Мы отвечали за разработку электронной системы документооборота(СЭД) — ключевого модуля этой экосистемы, обеспечивающего юридически значимый обмен документами между агропроизводителями и заказчиком.
Модуль включает административную панель для сотрудников компании, личный кабинет фермера и защищённое хранилище документов с интеграцией в учётную систему 1С. При разработке информационных систем учитываются бизнес-процессы заказчика.
Документооборот в сельском хозяйстве: с какими проблемами столкнулся заказчик
До запуска проекта документооборот в сельском хозяйстве оставался одним из самых узких мест во взаимодействии агрохолдинга с фермерами:
Для заказчика упрощение документооборота напрямую влияло на объём закупки сырья и загрузку производственных мощностей. Для фермеров — на скорость получения авансов под будущий урожай и готовность работать с компанией на постоянной основе. Именно поэтому создание системы электронного документооборота стало для заказчика приоритетной задачей.
Решение: разработка и внедрение системы электронного документооборота
Мы спроектировали и реализовали систему электронного документооборота, которая закрывает полный цикл работы с юридически значимыми документами — от загрузки и проверки до подписания и архивного хранения.
Хранение и интеграция с учётными системами.<
Документы хранятся с интеграцией во внутренние системы учёта заказчика; передача данных идёт по защищённому каналу HTTPS с двусторонней аутентификацией (mTLS). В административной панели документы и договоры отображаются в табличном виде с фильтрацией по типам, статусам, контрагентам, номеру и дате.
Загрузка и статусная модель.
Список необходимых документов формируется динамически — в зависимости от атрибутов сделки (система налогообложения, форма собственности, наличие залога). Загрузка поддерживает форматы PDF, JPG, PNG до 100 МБ с автоматической валидацией. Каждый документ проходит через понятную статусную модель: «ожидается загрузка», «на проверке», «требуется замена», «проверено», «активен», «архив».
Проверка и подписание.
Проверка документов выполняется администратором с возможностью оставить комментарий и запросить исправления — фермер получает автоматическое уведомление. Подписание реализовано через загрузку файла открепленной электронной подписи и интеграцию с сертифицированными средствами ЭП, что обеспечивает полную юридическую силу документов.
Работа со сроками действия.
Система автоматически отслеживает сроки действия документов, уведомляет о приближающемся истечении и переводит документы в архив в соответствии с требованиями законодательства о хранении бухгалтерских и юридических документов.
Личный кабинет фермера.
Фермер видит персонализированный раздел с документами по своим заявкам, историю всех версий загруженных файлов и статус каждого документа. Отдельно реализован конструктор шаблонов — для учредительных документов, договоров, первичной документации и дополнительных соглашений, которые формируются и подписываются онлайн.
Делегированная загрузка.
Для фермеров с невысоким уровнем цифровой грамотности предусмотрена загрузка документов по одноразовой временной ссылке — без необходимости регистрироваться и авторизовываться в системе.
Архитектура системы электронного документооборота
Создание системы электронного документооборота потребовало отдельного сервиса в составе более широкой цифровой экосистемы:
Отдельное внимание уделено пиковым нагрузкам: в сезон уборки урожая система обрабатывает поток документов, кратно превышающий обычный, за счёт очередей событий и идемпотентных интеграций с 1С.
Каждая операция с документом фиксируется в истории изменений с указанием пользователя, времени и типа действия — это обеспечивает полную аудиторскую цепочку и соответствие требованиям к хранению юридически значимых документов.
Результаты
Внедрение СЭД дало заказчику следующие результаты:
— Рост доли фермеров, готовых работать по авансированию, за счёт упрощения подготовки документов;
— Отказоустойчивая архитектура с горизонтальным масштабированием, выдерживающая сезонные пиковые нагрузки;
— Единое хранилище исключило потери и дублирование документов;
— Открытые API системы позволяют в дальнейшем подключать внешние интеграции — с контролирующими и финансовыми организациями.>
Итог
Разработка СЭД и её внедрение позволили заказчику перевести взаимодействие с фермерами в цифровой формат на всех этапах — от заявки на аванс до подписания договора. Документооборот в сельском хозяйстве перестал быть барьером для сотрудничества и стал одним из факторов лояльности агропроизводителей к компании, а сама СЭД — фундаментом для дальнейшей цифровизации агробизнеса заказчика.
Планируете автоматизировать работу с документами?
Спроектируем и разработаем систему электронного документооборота с учётом бизнес-процессов, требований безопасности и существующей ИТ-инфраструктуры.
Детали проекта, включая название компании-заказчика и часть архитектурных решений, не раскрываются в соответствии с соглашением о неразглашении (NDA). Полную версию кейса можем показать на встрече
