Если проставление галочек в ежедневнике больше не мотивирует сворачивать горы, вы готовы к встрече с персональным Kanban. Вы откажетесь от многозадачности и начнете отслеживать собственную эффективность. Рассказываем о системе, которая соотносит «надо» с «могу», а также мотивирует становиться более производительным.
Kanban — борец с многозадачностью. «Рабы эффективности» стараются выполнить больше задач, создавая видимость эффективности с помощью многозадачности. Многозадачность — главный недуг в сфере тайм-менеджмента. Kanban работает с ним, ограничивая количество дел, которое вы можете выполнять в данный момент. Итак, к делу: как создать свою персональную Kanban-доску?
Шаг 1. Определить, где удобно вести учет задач
Тут очень индивидуально, потому что тайм-менеджмент — дело гиблое, если неудобное.
Если вы проводите большую часть дня на ногах — десктопные программы вам не подойдут, даже если они красивые и удобные. И наоборот, если большая часть жизни сосредоточена в компьютере, то вы, скорее всего, не будете ставить отметки в блокноте после каждой выполненной задачи.
Что можно использовать в качестве Kanban-доски:
- Десктопные приложения (подходящих мобильных мы пока не видели)
- Любые поверхности, на которые вам не жаль клеить стикеры и есть достаточно места, чтобы системно уместить весь рабочий процесс(блокнот, стена, магнитная доска, холодильник и т.д. )
К сожалению, мобильные приложения — не лучшее решение для использования персонального Kanban. Удобных вариантов мы пока не обнаружили.
Шаг 2. Организовать все задачи
Вам предстоит решить, сколько колонок будет на доске. Мы рекомендуем использовать сразу все, а после избавляться от тех, которые вы не используете. Доска должна выглядеть так:
Можно начать заполнять. Запомните правило: ни одна из задач не должна пройти мимо очереди. Здесь важна визуальная составляющая. Если не вносить задачи в очередь, а закидывать сразу, например, в «сегодня», вы не увидите, насколько вы на самом деле загружены. Поэтому, как только появляется задача X, отправляем её в очередь. Можно пометить её как приоритетную, масштабную или не обязательную.
«Очередь»
Количество задач: не ограничено
Когда заполняем: как только появляется задача
«Буфер»
Максимальное количество задач: 18
Когда заполняем: когда садимся планировать неделю (в воскресенье, понедельник — когда удобнее).
«Сегодня»
Максимальное количество задач: 5
Когда заполняем: каждое утро, когда планируем день
Чем заполняем: задачами, которые планируем сделать сегодня
Старайтесь планировать «сегодня» так, чтобы каждая задача занимала не больше часа. Декомпозирование (разделение задач на подзадачи) помогает планировать время лучше, чем абстрактная оценка масштабной задачи.
«Сейчас»
Максимальное количество задач: 2
Когда заполняем: как только приступаем к выполнению задачи
Чем заполняем: задачами, которые выполняются в режиме реального времени
«Ожидание»
Максимальное количество задач: 2
Чем заполняем: задачами, которые не удается выполнить по не зависящим от вас обстоятельством, но в скором времени к ним нужно вернуться.
Следите за этим столбцом, он должен быть напоминанием о том, чтобы разрешать все вопросы по этой задаче.
«Сделано/решено»
Здесь по наполнению не должно возникнуть вопросов. Столбец визуализирует количество проделанной работы. Всем известная «награда для мозга», сродни поставленной галочке в списке дел.
«Рефлексия»
Переносим некоторые задачи из «сделано/решено». Это нужно, чтобы анализировать эффективность, подход к выполнению задач. К примеру, какое-то задание вы выполнили очень быстро хотите проанализировать, что в этот раз вы сделали иначе. На неделе обычно на это нет времени, а когда оно появилось — вы уже забыли об этом. Kanban предлагает раз в неделю смотреть на выполненные задачи и анализировать свой подход.
Почему это работает?
Отличие системы Kanban от других систем тайм-менеджмента в том, что она заставляет анализировать свою производительность и работать, отталкиваясь от того, что вы можете сейчас.
Что для этого делает Kanban?
1. Визуализирует
Прелесть доски в том, что в одной «таблице» собрана вся производительность за неделю. Каждый раз, обращаясь к доске, вы наглядно видите, сколько задач вам предстоит сделать сегодня/на этой неделе. Это заставит думать о том, сможете ли вы выполнить задачу, не помешает ли она справляться с остальными, перед тем, как за неё взяться.
2. Ограничивает
В каждом столбце приведены WIP-лимиты, регулирующие поток задач. В каждом из столбцов, за исключением «очереди», может находиться ограниченное количество стикеров, чтобы вы не брали на себя больше, чем можете сделать. Такая система погружает человека в среду, где он вынужден расставлять приоритеты и анализировать собственную производительность, чтобы подстраивать WIP-лимиты под себя.
В итоге выходит, что у вас под рукой всегда есть инструмент, в котором вместе собрана информация о вашей актуальной загруженности.
Профит не только и не столько в распределении времени, сколько в работе с ним. Анализируя, вы сможете улучшить свои показатели производительности.
Приятные дополнения
За счет того, что Kanban-доска наглядно собирает все задачи на одном «листе», это часто помогает отследить не только эффективность работы. Тут дело за вашей фантазией, а мы предложим несколько популярных вариантов персонализации доски:
Приоритезация
Разделите задачи по категориям «важно и срочно»; «важно, но не срочно»; «срочно, но не важно»; «не важно и не срочно». Это поможет вам не обманывать себя, создавая видимую продуктивность: выполнять мелкие несрочные задачи вместо того, чтобы брать важные или срочные проекты.
Самоопределение
Определите критерий, по которому вы будете отличать задачи, которые приносят лично вам пользу от тех, от которых лучше отказаться. Например, насколько приятно было выполнять задачу, насколько она добавила вам навыков, сколько новых людей вы узнали и т.д. Создайте классификацию задач относительно этого критерия и помечайте каждую задачу соответствующим маркером. Спустя время вы увидите, на что вам следует тратить больше времени, а какие задачи лучше делегировать. Это кажется простым, но в потоке работы мы редко занимаемся рефлексией.
В Kanban, как и в любой системе, есть риск почувствовать себя её заложником. Быть роботом, который всё систематизирует и анализирует — главный страх людей, не планирующих свое время. Для тех, кто посмелее, скажем: устраивайте себе дни отдыха от системы. В любом случае — это только инструмент, помогающий вам систематизировать планы и улучшить производительность.
